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Atelier Collaboration – IHM 2024
Notice d’information sur la protection des données à caractère personnel
- Aperçu général de la protection des données
Le Luxembourg Institute of Science and Technology (ci-après le “LIST”, “nous”) s'engage à garantir les normes les plus élevées en matière de protection des données dans le respect de la législation applicable, notamment en référence au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. (ci-après “RGPD”).
Le présent document vise à illustrer quelles données personnelles Nous collectons, les raisons pour lesquelles le LIST utilise vos données et le cas échéant, le partage, ainsi que les périodes de conservation applicables. En outre, cette notice vous informe sur vos droits, comment les exercer et quelles personnes à contacter en cas de question.
- Champ d’application de la notice
La présente notice est adressée aux participants (ci-après le « Participant », « Vous ») aux activités de l’Atelier « La collaboration en présence mixte dans les espaces interactifs », organisé le 26 mars 2024 dans le cadre de la 35ème conférence internationale francophone sur l’interaction humain-machine (IHM ’24) à Paris, en France (ci-après dénommé « Événement »).
- Identité du responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est le LIST, dont le siège social est situé au 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette, Luxembourg
- Pourquoi et comment vos données sont traitées
Le LIST collecte et utilise les données à caractère personnel des Participants aux finalités suivantes :
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Finalité
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Détails
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Gestion de l’Événement
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Organiser et déployer correctement l’Evénement, ce qui comprend :
- gérer l’inscription des Participants et leur participation à l’Evènement (par ex. : création et gestion de comptes d’utilisateurs dans notre plateforme d’inscription, fournir d’informations et de détails concernant l’Évènement, distribution des formes de satisfaction, gestion des réclamations, feedback et questions concernant l’Évènement);
- publier et partager la liste de présence ainsi que les biographies et la liste des Participants;
- réaliser de statistiques et évaluer l’Événement.
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- Comment nous obtenons les données à caractère personnel des Participants
En règle générale, nous obtenons les données à caractère personnel directement auprès des Participants, lors de leur inscription à l’Événement, lorsqu'ils assistent à l’Événement, lorsqu'ils communiquent avec nous dans le cadre de l’Événement ou lorsqu'ils remplissent nos formulaires de retour d'information ou nos enquêtes.
Dans certains cas, nous pouvons obtenir les données à caractère personnel auprès de tiers :
- un tiers qui inscrit le Participant à l’Événement en son nom,
- un tiers qui soumet le document dans le cadre de l'appel à contributions et indique le Participant comme auteur,
- les fournisseurs de services informatiques du LIST, comme expliqué ci-dessous.
- Catégories des données à caractère personnel que nous traitons
Les catégories de vos données personnelles que nous collectons sont les suivantes :
- Coordonnées : nom, prénom, institution, courriel ;
- Données techniques : données d'identification de l'appareil et données de trafic (par exemple, adresses MAC, journaux web, etc.),
- Des enregistrements des communications qui vous ont été envoyées ou qui ont été reçues de votre part.
- Base juridique du traitement
Vous trouverez ci-dessous la liste des bases juridiques sur lesquelles le LIST collecte et traite les données à caractère personnel des Participants :
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Finalité
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Base juridique
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Gestion de l’Événement
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Le LIST traite les données personnelles à cette fin en vertu de l'intérêt légitime du LIST à organiser et à déployer correctement l’’Evénements. L'utilisation des données à caractère personnel profite aux individus puisqu'elle permet au LIST d'organiser l'Événement auquel le Participant s'est inscrit.
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- Partage de vos données à caractère personnel avec des tiers
Le LIST peut partager vos données à caractère personnel avec :
- Ses départements internes sur la base du besoin d'en connaître, afin d'assurer la bonne organisation et la gestion de l'Événement ;
- Les autres Participants de l'Événement ;
- Des prestataires de services informatiques qui fournissent des services au nom du LIST,
- Partenaires institutionnels ou non institutionnels, avec qui le LIST collabore dans le cadre de la gestion et de l’organisation de cet Événement : LISN - Université Paris-Saclay, CNRS, Inria, IRIT – Université Toulouse 3, IMT Atlantique.
- Garantir la sécurité et l'intégrité des données à caractère personnel
Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, le LIST a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir ou d'agir en cas de traitement ou de divulgation non autorisés et illégaux, de perte accidentelle, de modification ou de destruction de données à caractère personnel. Ces mesures sont mises en œuvre sur la base de l'état actuel de la technique, d'une évaluation des risques découlant de l'activité de traitement et de la nécessité de protéger les données à caractère personnel. Ces mesures techniques et organisationnelles sont régulièrement mises à jour et/ou adaptées aux nouveaux développements techniques ou à tout changement organisationnel susceptible d'affecter le LIST.
En particulier, l'accès sur la base du besoin de savoir a été mis en œuvre pour garantir que seul le personnel ayant un besoin approprié pour l'objectif a accès aux données personnelles des participants aux Évènements du LIST. En outre, nous avons conclu des conventions de traitement des données avec nos sous-traitants.
- Périodes de conservation des données
LIST ne conservera vos données personnelles que pour une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles nous collectons vos données, sans préjudice pour le LIST de les conserver pour une durée plus longue pour des obligations légales et/ou réglementaires s'appliquant au LIST ou en raison de situations exceptionnelles qui justifieraient qu'elles soient conservées plus longtemps (procédure judiciaire, etc.). Vous trouverez ci-dessous les détails concernant la durée de conservation de vos données à caractère personnel :
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Finalité
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Période de conservation
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Gestion des Événements
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Dans ce cas, nous conserverons les données à caractère personnel conformément à notre calendrier de conservation.
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- Vos droits et comment les exercer
En ce qui concerne vos données personnelles collectées et traitées par le LIST, vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants :
- Droit d'accès : Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées par le LIST. Dans ce cas, vous avez le droit de savoir quelles données sont collectées et traitées et d'en obtenir une copie.
- Droit de rectification : Si les données personnelles que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander qu'elles soient rectifiées.
- Droit à l'effacement : Sous réserve de certaines conditions spécifiées dans l'art. 17 du RGPD, vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles par le LIST.
- Droit à la limitation du traitement : Sous réserve de certaines conditions spécifiées dans l'art. 18 du RGPD, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles effectué par le LIST.
- Droit à la portabilité des données : Sous réserve de certaines conditions spécifiées à l'art. 20 du RGPD, vous avez le droit d'obtenir une copie des données personnelles que vous avez fournies au LIST dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de demander le transfert de ces données à un autre responsable du traitement des données.
- Droit d'opposition : Vous avez le droit de Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque les conditions énoncées à l'art. 21 du RGPD s'appliquent.
- Droit de retirer son consentement : Si le LIST traite vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de ce consentement n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
- Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle : Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD). De plus amples informations sur la manière de déposer une plainte sont disponibles sur le site web de la CNPD : https://cnpd.public.lu.
Vous pouvez exercer l'un de ces droits en contactant notre Délégué à la Protection des Données (DPD) en remplissant notre formulaire en ligne.
